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職場牛人都懂的「向上管理」:這樣匯報工作,與老板相互成就

原創
2020-01-03  書語人間

    書海泛舟,人間清歡


    大家好呀~

    今天,靈遙將繼續為你帶來《向上管理的藝術:如何正確地匯報工作》一書的共讀。


    01.
    當你匯報工作時,
    你的老板在想些什么?


    也許,你會發現,雖然在給你布置工作任務時,老板并不會向老師一樣手把手地教你匯報工作。但是,一旦工作中出了問題,幾乎每一個老板都會指責你的「溝通方式」有問題。

    這時,有些員工便會覺得很委屈了,認為自己明明已經努力了,為什么老板卻偏偏看不見自己的辛苦。

    其實,正如「會哭的孩子有奶吃」,在職場里,及時地向老板匯報工作的進展,也是每一個員工職責的一部分。

    因為,任何一家企業里,員工都可以分為三個層次:高層、中層和基層。

    其中,高層的特性在于「想」和「說」,即「做好公司未來戰略部署,然后傳達給下屬」。中層則需要承擔起「說」和「做」的職責,把工作匯報給上司,然后帶領著下屬完成好領導安排的工作。

    至于這個基層,更多的則是「做」和「說」,即「在保質保量完成任務的同時,把工作結果匯報給領導」。

    因此,你無論是處在基層,還是中層,都要及時告訴領導工作的進展情況,讓他們能夠給自己的領導交差。這個用職場里的一句行話來講,便是,你得先給人家面子,人家才會給你里子。

    于是,以后當你遇到下圖的5種情況時,都請及時地向你的領導匯報,幫助你的上司掌握任務的進展情況,給對方方便,也給自己方便。

    圖 | 《向上管理的藝術》

    除了及時匯報,「準備充分」也很關鍵。

    在電視劇《鐵齒銅牙紀曉嵐》里,軍機處的和珅和大人,便是一個很懂得體察皇帝的心思,以及如何匯報工作的人。

    他不僅對國庫本年度的開銷心中有數,還對歷年的開銷了如指掌,任由乾隆皇帝如何詢問,都不會面露怯色。

    因此,你在和領導匯報工作時,也要盡可能做到這一點,把領導可能會問的問題也做一個準備,避免在領導詢問時說出「應該」或是「我在想想……」等話語。

    最后一點,便是「結論先行」了。

    有不少員工,雖說準備做了不少,但是卻容易在匯報工作時,噼里啪啦說一大堆,最后反倒是領導來問,「小X,你到底想要表達什么……」。

    因此,為了不給聽匯報的領導添麻煩,你最好先告訴領導結論都有哪些,然后,再結合領導的反應,來決定哪些內容多說,哪些內容少說或者不說。


    02.
    如何在匯報中實現有效溝通?
    牢記這5個關鍵詞

    說完了領導希望你如何匯報工作后,我們來看看匯報工作的關鍵 —— 溝通。

    毫無疑問,匯報工作是需要時間的,你需要時間來準備材料,來梳理哪些內容應該匯報,哪些內容不該匯報,你的領導同樣也要在百忙中抽出時間來聽你的匯報。

    因此,匯報工作,不是匯報完了就完了的,而是要達到一定的目的。換句話說,在匯報工作時你一定要注意領導的反饋,并與領導在關鍵問題上達到一致,徹底落實領導的想法。

    那么,如何建立起「溝通 - 反饋」的良性循環呢?

    首先,你要做的便是「主動開口」向領導詢問。

    比如,你可以在聽了領導對你工作的建議,用自己的話總結一遍領導話里的意思,然后把結論告知給你的領導。

    同樣,你在發現領導有誤解了你的意思后,也要及時地向領導提出來,告訴他你真實的意圖是什么。

    圖 | 《向上管理的藝術》

    其次,與領導溝通時,你要把握好支撐起溝通的五個支點。

    1.  關系:關鍵在平時

    每一個人的時間都時寶貴的,我們都愿意把時間放在那些我們喜歡的人,和對我們有價值的事情上。因此,你若是想要和別人有更多的交流,恰到好處的關心是很有必要的。

    比如,你和別人做生意,平日里便要多主動向別人力所能及的幫助,而不是在需要人家時,才會想著跑來和別人拉近關系。

    這樣,你即便是給別人帶來了些許難處,相信對方也會出于平日里的情面,拉你一把。

    2.   人事:對事不對人

    溝通的第二個支點,是要把人和事情分開,也就是就事論事。

    比如,你在闡述自己的觀點時,一定要記得在開頭加上「我覺得」「我個人認為」,而不是這件事情「應該」「必須」這么做。

    同樣,你如果做不到,也不要因為情面的問題,和對方吞吞吐吐,而是要簡明了當地告訴對方,讓對方另找他人。

    3.   情緒:駕馭情緒

    溝通的第三個支點,是溝通時不要讓情緒支配自己,而是要支配自己的情緒,進而影響他人的情緒。

    尤其是在對方情緒不好的時候,你寧愿先后退一步,暫時擱置關系,也不要硬逼著對方去接受你的觀點。

    4.  認知:話不投機不多說

    溝通的四個支點,是認知支點。

    有時候,我們會發現,和別人溝通時,即便自己說干了喉嚨,對方也死活聽不進去。其實,這個的背后,主要是認知出了問題,也就是你認同的、在意的,對方也許并不在意。

    這時,你也不用去惱怒,因為每一個人都應該替自己的人生負責,對方如果不贊同的你的決定,由他去便好了。

    5.  價值:你能給別人帶來什么

    價值,便是溝通的最后一個,也是最重要的支點了。

    這個「價值」說白了就是「好處」,也就是,你占用了對方的時間,一定要給對方帶來一定的,看得見的回報,只顧著和對方抒發自己心中的不快,是絕對要不得的。因此,也希望你在和領導溝通時,注意到這5個點,給對方帶來真正有效的溝通。

    最后,與領導溝通時,掌握好正確的時機也很重要。

    每個人都有很多煩心事,你有,你領導也有,除了工作,他同樣也有一堆事情要解決。

    這時,你如果一上來,便是告訴領導說,工作的進展有多么多么的困難,項目又虧損了多少,那么,即便是脾氣再好的人,也忍不住會對你大發雷霆,嫌你沒用。

    因此,和領導匯報工作時,你同樣要學會挑對方心情好,不忙的時候,匯報的內容也是盡量往好的方面去說,而不是一張嘴便是向領導提要求,找借口。

    畢竟,你身邊若是有一個一開口便沒有好事的人,你自己也會嫌他煩人的。

    03.
    如何通過匯報工作,
    實現真正的「向上管理」?

    雖然提起「管理」,在大多數人的印象里,都是上級對下級的管理,但是,出于對公司利益最大化的考慮,員工同樣也要做到「向上管理」,來關心、支持和理解上司,幫助他掃除職場路上的障礙,與上司相互成就。

    那么,如何在與上司的交道中,做到「向上管理」呢?

    第一點,便是積極主動地溝通了。

    不得不承認,人的天性是懶惰的,永遠都會選擇相對輕松的決策。

    但是,如果你不主動與上司溝通,上司也很難發現,你在這個項目中是否有難處,是否需要別的幫助。隨之而來的,便會出現,你花費了許多時間和精力,去辦了一件事情,但對方卻依舊不理解你,對你吹毛求疵。

    因此,作為一個員工,在項目進展中,一定要及時地和你的上司溝通。

    第二點,便是主動出擊,告訴上司你需要什么幫助。

    很多時候,我們會發現,一個問題之所以難以解決,根源往往在于我們缺乏足夠的資源。

    比如,一個產品總是賣不出去,可能不是產品本身不夠好,而是市場和推廣做得不到位。但是,作為一個底層員工,你直接去向對方部門的領導要資源很明顯是不太現實的。

    因此,你必須要及時地把你的難處反饋給你的上司,然后告訴上司你需要什么樣的幫助。這樣,對方便也能夠適當地滿足你的要求,減輕你的工作壓力了。

    可見,即便是從小被父母和老師教導,要做那個能夠解決問題的人,還是要勇于提出合理的要求呀~

    第三點,便是始終做上司的「自己人」。

    在工作中,讓上司認同自己的想法,其實并不是一件很容易的事情。至少,靈遙身邊便有朋友不止一次地和我吐槽說,自己設計的方案明明很好,但是上司偏偏不買賬。

    其實,上司之所以會選擇斃掉你的方案,根源在于你利益與他的不一致,或是,他認為繼續推行你這個方案,只會給他帶來麻煩。

    因此,你若是想要得到上司的認同,就必須拿出這個方案優于其他方案,和這個方案能夠讓你上司利益最大化的證據。

    同時,人的信任不是一夕間建立起來的,你平日里在完成上司交待的任務時,如果能夠向對方證明你是一個踏實可靠的人,那么,方案通過的概率也會更高。

    以上,便是今天的內容。

    一次好的工作匯報,不僅僅是告訴了上司工作的進展,更是一個加深你們彼此的信任,和合作默契度的武器。

    因此,請不要害怕匯報工作這件事,做好準備,挑一個恰當的時機,敲開上司辦公室的門,勇敢地show出你自己吧~

    祝好!

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